Bạn đã cố gắng thực sự để gửi một email cho khách hàng tiềm năng của mình? Nhưng … Họ phớt lờ bạn. Vâng bạn bị phớt lờ hết lần này đến lần khác.
Vì vậy, đừng nhìn những ngón tay của bạn mà tự hỏi sao họ chưa trả lời email? Đừng làm vậy, vốn dĩ email của bạn có thể đã nằm trong thùng rác của họ rồi.
Hầu hết mọi email bị bỏ qua bởi vì chúng khô khan, nội dung quá nhiều, và có vẻ như để đọc được nó cũng cần phải bỏ ra chút sức lực.
Và đó là vì hầu hết email đều bỏ qua nhu cầu của người đọc – khách hàng của bạn – và không trả lời được những câu hỏi đơn giản này: Tại sao tôi nên ngừng xem một bộ phim hài hay chơi Liên Quân để đọc email của bạn?
Câu chuyện từ bản thân
Hùng còn nhớ cách đây hơn 10 năm khi vừa mới ra trường rồi xin đi làm, vào công ty rồi cũng viết thư mời chào giới thiệu sản phẩm tới khách hàng nhưng gửi hoài, gửi mãi mà không có ai phản hồi lại.
Mình buồn lắm, không hiểu vì sao lại như vậy. Quay sang hỏi một chị đồng nghiệp bên cạnh, nhờ chị xem qua email thì chị cười phá lên ha há…. blala….
Chị nói: Em viết thư như trẻ con, ai đọc vào cũng buồn cười và người ta không thấy sự nghiêm túc hay an tâm vào sản phẩm em đang giới thiệu.
Như vậy đấy, rồi chị chỉ cho tôi cách viết email như thế nào là chuẩn former, chuyên nghiệp. Mình đã tự học, tự rèn từng câu, từng chữ, viết đi viết lại nhiều lần, nhờ mọi người xem qua xem còn chỗ nào không ổn không. Rồi sau đó mới ấn gửi cho khách.
Hiệu quả hơn hẳn trước đây mình gửi. Thật tuyệt vời!
Bạn không được dạy “Viết email thu hút” ở trường đại học (hoặc trong kinh doanh). Thật đáng buồn, bởi kỹ năng viết email góp phần quan trọng để phát triển sự nghiệp và tìm kiếm việc làm.
Hung.MBA không muốn điều này lặp lại với bạn, vì vậy mình đã thu thập 9 mẹo tốt nhất để viết email thu hút mọi đối tượng.
1. Tiêu đề email nên cho biết lí do bạn gửi email:
Tiêu đề email nên cho biết rõ bạn là ai, lí do bạn gửi email là gì? Và tất nhiên tiêu đề email nên ngắn gọn.
2. Nhanh chóng đi vào trọng tâm của email:
“Tôi viết thư để đăng ký làm Quản lý Junior, vị trí hậu cần. Với 2 năm kinh nghiệm tại Wal-Mart giúp cho tôi phù hợp với công ty của bạn” … là cách đúng để bắt đầu email của bạn. Hãy đề cập chi tiết trong các đoạn sau.
Điều này cực kỳ hữu ích bởi người nhận email có thể sẽ xem trên iPhone hoặc Android. Vì vậy bạn cần giúp họ dễ dàng đọc và hiểu tin nhắn của bạn nhanh nhất.
3. Số hoặc kí tự đầu dòng
Khi bạn có 8 yếu tố khác nhau và bạn liệt kê tất cả chúng liên tiếp, rất khó để người đọc phản hồi theo cách có tổ chức.
Hãy sử dụng:
a) b) c) hoặc là: 1) 2) 3)
để chia nhỏ email dày đặc, làm cho nội dung rõ ràng hơn và giúp người đọc email trả lời bạn dễ dàng.
4. Hãy súc tích
“Ngắn gọn” hãy chỉ trao đổi những thông tin bạn cần biết. Mọi từ thừa, vô dụng trong email sẽ khiến nó bị bỏ qua, lãng quên, hoặc có khả năng bị xóa cao hơn.
5. Sử dụng in đậm để nhấn mạnh nội dung bạn muốn người đọc quan tâm
“Tôi muốn mời bạn tham gia hội thảo về kinh nghiệm khởi nghiệp vào ngày 19/6/2020 được tổ chức bởi cộng đồng khởi nghiệp Việt Nam. Rất mong nhận được sự tham gia của bạn.”
Như ví dụ ở trên, hãy in đậm những nội dung chính mà bạn nghĩ người đọc sẽ quan tâm nhằm gây chú ý đến người đọc. Lưu ý không nên in đậm quá nhiều sẽ gây rối mắt khi đọc email.
6. Đính kèm cẩn thận
PDF và MS Word là những cách khá chuẩn để chia sẻ hồ sơ, với Google Documents ngày càng trở nên phổ biến hơn. Tuy nhiên, tệp đính kèm có thể khiến email của bạn bị chặn trong các bẫy spam, do đó, luôn tốt hơn là bạn nên gửi liên kết đến Dropbox, Box hoặc Google Drive.
7. Sử dụng nội dung thân thiện
Đừng viết:
“Tôi đã cộng tác với các nhóm đa chức năng để thực hiện các chiến lược truyền thông đa kênh thúc đẩy các cơ sở sản xuất nội dung đa nền tảng tốt nhất tạo ra các chỉ số tương tác và giữ chân người xem tối ưu”.
Khi bạn muốn nói:
“Tôi đã làm việc với với nhiều công cụ truyền thông công nghệ khác nhau. Đôi khi chúng tôi đăng nó lên Facebook và Instagram.”
Vì vậy, chỉ nên viết một nội dung thân thiện, hạn chế khoe khoang.
8. Viết yêu cầu một cách rõ ràng
Khi trao đổi qua lại bằng email, những từ mơ hồ rất dễ gây ra sự nhầm lẫn. Đừng sử dụng những từ mơ hồ, thay vào đó hãy làm rõ những gì bạn muốn người đọc làm và trong khung thời gian nào một cách chính xác.
9. Xóa những từ không cần thiết
Hãy loại bỏ những câu từ làm cho nội dung lan man, lệch hướng so với ý định gửi mail ban đầu của bạn. Giúp cho câu văn của bạn trở nên lưu loát, sách sẽ và rõ ý hơn.
Hi vọng với 9 mẹo viết Email trên đây, bạn đã có cho mình những kỹ năng viết email đầy thu hút và hấp dẫn người đọc, tăng khả năng phản hồi email của bạn.
Bài viết được Hung.MBA dịch từ website “Business Insider” và rút ngắn gọn để đọc giả hiểu được nhanh chóng.
